PROTOCOL

 

Algemene verordening gegevensbescherming

 

 

Haaglandse Politie Sportvereniging

 


 

1.        Inleiding en begripsbepalingen

De HPSV is een omni-sportvereniging, die bestaat uit een hoofdbestuur en besturen van afdelingen, die onder verantwoordelijkheid van het hoofdbestuur activiteiten organiseren voor de verschillende sporten.

Binnen de Haaglandse Politie Sportvereniging (hierna: HPSV) wordt veel waarde gehecht aan de veiligheid en privacy van (hun) leden, vrijwilligers en donateurs. De HPSV wenst in dit verband waarborgen te bieden, onder andere door strikte naleving van de toepasselijke (privacy) wet- en regelgeving. De wijze waarop met persoonlijke gegevens van leden en donateurs van de HPSV wordt omgegaan, alsmede de beveiliging daarvan is van cruciaal belang. Misbruik van deze gegevens kan gevolgen hebben voor de persoonlijke levenssfeer van de hiervoor bedoelde personen. In dit protocol is beschreven op welke wijze de HPSV omgaat met persoonsgegevens en de beveiliging daarvan. Het betreft een praktische uitwerking van de bepalingen van de Algemene verordening gegevensbescherming (hierna Avg).

De Avg is op 25 mei 2018 in werking getreden. De verordening is een uitwerking van de Europese privacyrichtlijn en beslaat het gehele proces van gegevensverwerking. Dat wil zeggen van het verzamelen tot het vastleggen en het eventueel doorgeven van persoonsgegevens aan derden.

De Avg bevat de regels met betrekking tot de verkrijging/verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens van bij de vereniging betrokkenen, zoals leden, donateurs, vrijwilligers en deelnemers aan de door de HPSV georganiseerde activiteiten en ex-leden van de HPSV. Bij het opstellen van dit document is de Avg dan ook als uitgangspunt genomen en is aangesloten bij de begrippen zoals deze zijn gedefinieerd in de Avg:
 

Persoonsgegeven elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of een identificeerbare natuurlijke persoon, dus: leden, vrijwilligers, donateurs en deelnemers aan de door de HPSV georganiseerde activiteiten en ex- leden van de HPSV.
Bijzondere Persoonsgegevens de gegevens betreffende iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven of persoonsgegevens betreffende het lidmaatschap van de HPSV. Verder zijn bijzondere persoonsgegevens strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag.
Verwerken                                       

elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
Verantwoordelijke de natuurlijke persoon, rechtspersoon of ieder ander die alleen of tezamen met anderen het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
Bewerker degene die ten behoeve van de verantwoordelijke, onder diens instructie en verantwoordelijkheid, persoonsgegevens verwerkt.
Betrokkene degene waarvan de persoonsgegevens worden verwerkt; in dit geval de leden, vrijwilligers, donateurs en deelnemers aan de door de HPSV georganiseerde activiteiten, leden en ex-leden van de HPSV.
Derde ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken.
Verstrekken het bekendmaken of ter beschikking stellen van gegevens.
Verzamelen het verkrijgen van persoonsgegevens.

               

De volledige tekst van de Avg kan worden geraadpleegd op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
 

De voor de HPSV meest belangrijke regels met betrekking tot gegevensbescherming kunnen als volgt worden samengevat:

1.         Wijze van verwerking. Persoonsgegevens mogen alleen worden verwerkt indien dat geschiedt in overeenstemming met wetgeving en op een behoorlijke en zorgvuldige wijze.
2.         Doelbinding Persoonsgegevens mogen alleen worden verzameld voor welbepaalde, vooraf uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en kunnen alleen verder worden verwerkt voor doeleinden die daarmee verenigbaar zijn.
3.         Kwaliteit Persoonsgegevens moeten relevant zijn voor de doeleinden waarvoor zij gebruikt worden. Daarnaast moeten persoonsgegevens nauwkeurig zijn, maar ook compleet en up-to-date.
4.         Transparantie De betrokkene(n), degene van wie persoonsgegevens worden verwerkt, moet ten minste op de hoogte zijn van de identiteit van de verantwoordelijke en van het doel/de doeleinden van de verwerking.
5.         Beveiliging De persoonsgegevens moeten op een passende wijze worden beschermd. De verantwoordelijke dient in dit verband voldoende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te treffen tegen verlies of ongeautoriseerde toegang, vernietiging, gebruik, wijziging of openbaarmaking van persoonsgegevens.
6.         Verantwoordelijkheid De verantwoordelijke voor de verwerking moet verantwoording afleggen voor het nemen van maatregelen die uitvoering geven aan de (voorgaande) vereisten met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens. Deze vereisten kunnen onder andere worden herzien in het licht van ’veranderende technologieën, markten en het gedrag van gebruikers’.

        

De Autoriteit Persoonsgegevens is de instantie die de HPSV kan aanspreken op het niet naleven van de verordening en kan sancties opleggen.

De HPSV zal de Avg naleven en toezien op naleving van de wet- en regelgeving door haar leden, medewerkers, vrijwilligers en overigens alle derden die persoonsgegevens ten behoeve van de HPSV verwerken. De HPSV zal zich houden aan de in dit protocol opgenomen principes en regels. Voorts zal de HPSV dit protocol kenbaar maken, zowel aan haar leden, donateurs als aan vrijwilligers.

2.        De verwerking van persoonsgegevens

In het kader van de ledenadministratie en andere verenigingsactiviteiten verzamelt de HPSV door middel van het aanmeldingsformulier (een aantal) algemene persoonsgegevens van haar leden, vrijwilligers en donateurs, zoals naam, geboortedatum, adres en woonplaats, telefoon, e-mailadres, dienstnummer, bankrekeningnummer en het soort lidmaatschap. De HPSV verzamelt en verwerkt alleen persoonsgegevens, zoals zij die van de betrokkene(n) door het invullen van het aanmeldingsformulier en de eigen verklaring heeft verkregen, tenzij anders door de HPSV is vastgesteld.

De HPSV verwerkt deze persoonsgegevens alleen voor nauwkeurig omschreven doeleinden. Door de HPSV zijn de volgende doeleinden geformuleerd:

1. Het voeren van de ledenadministratie van de verenging in verband met het aanmelden van personen als lid, vrijwilliger of donateur, de verzending van post en het innen van contributie en de organisatie van de gebruikelijke verenigingsactiviteiten;
2. Het al naar gelang van de vaardigheden van een lid, vrijwilliger of donateur een beroep kunnen doen op diens medewerking vanwege de vele werkzaamheden die ten behoeve van de HPSV moeten worden verricht;
3. De organisatie van activiteiten.

     

Grondslag

Door het ondertekenen van het aanmeldingsformulier komt er tussen de betrokkene en de HPSV een overeenkomst tot stand. Op basis hiervan is de HPSV gerechtigd de verzamelde en verkregen persoonsgegevens te verwerken. Dit geldt dus voor zowel de algemene als de eventueel verstrekte bijzondere persoonsgegevens, mits de persoonsgegevens alleen worden verwerkt voor de doeleinden zoals eerder in dit protocol zijn beschreven. Dit betekent dat de HPSV de persoonsgegevens in de eerste plaats verzamelt, verkrijgt en verwerkt in verband met het voeren van een efficiënte en effectieve (leden)administratie, het kunnen aanbieden van informatie en het organiseren van (sociale) activiteiten.

Bewaartermijn

De persoonsgegevens worden door de HPSV niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene te identificeren, dan voor zover dit noodzakelijk is voor de verwerking van de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld/verkregen en worden gebruikt:

·     De persoonsgegevens die in het kader van de ledenadministratie zijn verzameld en verkregen, worden door de HPSV in ieder geval uiterlijk twee (2) jaren nadat het lidmaatschap is beëindigd verwijderd, tenzij de persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening van een wettelijke bewaarplicht;

·     De persoonsgegevens die in het kader van de financiële administratie zijn verzameld en verkregen, worden door de HPSV in ieder geval zeven (7) jaren bewaard;

·     Voor administratieve doeleinden worden na afloop van de bewaartermijn, indien de betrokkene daartoe zijn toestemming heeft gegeven, alleen de volgende gegevens bewaard: naam, geboortedatum, adres, woonplaats en de periode van het lidmaatschap van betrokkene;

·     De HPSV mag persoonsgegevens ook langer bewaren voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden indien de HPSV de nodige voorzieningen heeft getroffen om te verzekeren dat de persoonsgegevens uitsluitend voor die doeleinden worden gebruikt;

·     Persoonsgegevens kunnen in geanonimiseerde vorm eventueel langer worden bewaard; de gegevens worden dan zodanig door de HPSV bewerkt, dat deze niet meer tot identificeerbare personen te herleiden zijn.

Melding van de verwerking van persoonsgegevens bij de Autoriteit Persoonsgegevens

De verwerking van persoonsgegevens door de HPSV is vrijgesteld van de meldplicht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Indien de HPSV het noodzakelijk acht persoonsgegevens (verder) te verwerken voor buiten de in dit Protocol beschreven doeleinden, dan zal uitsluitend de HPSV de verantwoordelijke zijn voor die verwerkingen in de zin van de Avg. Indien de HPSV daartoe besluit, zal zij dat zelf moeten melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

3.        Beveiliging van persoonsgegevens

Technische en organisatorische maatregelen

De HPSV doet er alles aan om de persoonsgegevens van haar (ex)leden, (ex)donateurs en (ex)vrijwilligers op een zorgvuldige wijze te beschermen en te beveiligen. De HPSV legt dan ook passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, aantasting, onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking.

Teneinde de beveiliging van persoonsgegevens in de systemen en (leden)administratie van de HPSV te waarborgen, heeft de HPSV de volgende maatregelen geformuleerd:

·     Het bewaren van de (leden)administratie op het beveiligde politienetwerk. De bestanden met ledeninformatie zijn alleen benaderbaar door een beperkt aantal bestuursleden;

·     Indien met persoonsgegevens wordt gewerkt, worden deze te allen tijde afgeschermd voor onbevoegde leden, donateurs, vrijwilligers en andere derden;

·     Het bewaren van aanmeldingsformulieren, eigen verklaringen en bijzondere persoonsgegevens (hard copy) geschiedt in een afgesloten dossierkast. Ook de papieren dossiers zijn dus ook zeer beperkt toegankelijk.

Verantwoordelijkheid

De secretaris van het bestuur is verantwoordelijk voor het beheer van zowel de papieren als digitale (leden)administratie en draagt er voor zorg dat de verzameling/verkrijging, de (verdere) verwerking, het beheer en de bewaring van persoonsgegevens wordt uitgevoerd conform de Avg, dit protocol en de overige documenten omtrent gegevensbescherming zoals deze gelden binnen de HPSV.

Mate van bevoegdheid (intern en extern)

Intern. Vanwege de taken die voortvloeien uit hun functie zijn binnen de HPSV de volgende personen bevoegd tot het inzien van en belast met de verwerking van persoonsgegevens:

·     De (plv)voorzitter van het hoofdbestuur van de HPSV ten aanzien van alle binnen de HPSV te verwerken persoonsgegevens;

·     De (plv)secretaris en (plv)penningmeester van het hoofdbestuur van de HPSV ten aanzien van de voor hen noodzakelijke persoonsgegevens, zoals de leden- en de financiële administratie;

·     Bestuursleden van het hoofdbestuur in het kader van het voeren van de ledenadministratie en/of  commissieactiviteiten - noodzakelijke gegevens, zoals geboortedatum en geslacht.

·     Bestuursleden van afdelingen van de HPSV in het kader van het organiseren van activiteiten.

Overige leden, donateurs en vrijwilligers van de HPSV hebben slechts toegang tot persoonsgegevens, indien dit noodzakelijk is bij de uitvoering van een bepaalde aan hen toegewezen taak en/of indien zij hiervoor toestemming hebben gekregen van het bestuur van de HPSV. De leden van de verenging (waaronder mede verstaan de bestuursleden van de HPSV) die inzage hebben in persoonsgegevens hebben een geheimhoudingsplicht. Het bestuur van de HPSV ziet er - voor zover dat mogelijk is - op toe, dat deze geheimhoudingsplicht door de leden wordt nageleefd.

Extern. Buiten de HPSV kunnen persoonsgegevens worden verstrekt aan personen en organisaties voor zover dit noodzakelijk is voor hun taakuitoefening. Te denken valt aan:

·     externe hulpverleners in geval van een incident.

4.        Informatieverstrekking aan de betrokkene

De leden, vrijwilligers en donateurs van de HPSV worden door middel van de toelichting op het aanmeldingsformulier geïnformeerd over de rechten en de wijze waarop door de HPSV met persoonsgegevens wordt omgegaan. Door ondertekening van het aanmeldingsformulier komt een overeenkomst tot stand tussen de betrokkene en de HPSV op basis waarvan bepaalde op de betrokkene betrekking hebbende persoonsgegevens mogen worden verwerkt en waarin tevens wordt verwezen naar de informatie op de Agora-pagina van de HPSV.

5.        Rechten van de betrokkene

De betrokkene ten aanzien van wie de persoonsgegevens worden verwerkt en/of bewerkt hebben rechten. Het gaat om de volgende rechten:

·           Het recht op inzage in en afschrift van persoonsgegevens;

·           Het recht op correctie van persoonsgegevens;

·           Het recht om een verzoek in te dienen om de persoonsgegevens te  verwijderen.

6.        Klachten

Binnen het bestuur van de HPSV vervult de 2e voorzitter de functie van klachtenfunctionaris bij wie een betrokkene (een) eventuele klacht(en) kan indien over de wijze waarop door de HPSV met zijn of haar persoonsgegevens wordt omgegaan dan wel over de wijze waarop de Avg wordt nageleefd.

 

Vastgesteld in de bestuursvergadering van 14 mei 2018

Ingangsdatum van dit protocol: 25 mei 2018